Rechnungen bei Vermietung

Wussten Sie, dass jeder Gast am Ende des Urlaubs einen Beleg (nicht zwingend eine Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz) erhalten muss? Und: Dass Vermieter verpflichtet sind, Aufzeichnungen über die Vermietung zu führen? Oder: Dass es verschiedene Steuersätze für Privatpersonen und Unternehmen im Rahmen der pauschalierten Land- und Forstwirtschaft gibt?

Alle Einnahmen und (soweit keine Ausgabenpauschalierung in Anspruch genommen wird) Ausgaben sind täglich einzeln festzuhalten. Dies gilt ab dem ersten Euro und für alle Betriebe, welche im Rahmen der Land- und Forstwirtschaft, im Rahmen von Vermietung und Verpachtung oder im Rahmen eines Gewerbes vermieten. Die Kopien der Rechnungsbelege entsprechen der Aufzeichnung und fließen dementsprechend in die Buchhaltung mit ein. Wird im Rahmen der Pauschalierung der Land- und Forstwirtschaft vermietet (mit Serviceleistungen bis zehn Betten), so kann der Vermieter von der Ausgabenpauschale Gebrauch machen. In diesem Fall sind nur die Einnahmen aufzuzeichnen. Wird im Rahmen der Land- und Forstwirtschaft und somit unter Anwendung der landwirtschaftlichen Umsatzsteuer-Pauschalierung vermietet, so gibt es unterschiedliche Steuersätze für Privatpersonen und Unternehmen.

Wenn die Rechnung an Privatpersonen geht, kommt der Steuersatz von zehn Prozent für die Nächtigung und Verpflegung zur Anwendung. Sollte die Rechnung an eine Firma ausstellt werden, sind 13 Prozent für die Nächtigung und Verpflegung auf der Rechnung auszuweisen. Wird bei Vermietung und Verpachtung (Beispiel: Ferienwohnung) oder im Rahmen eines Gewerbes (Beispiel: Privatzimmervermietung mit Serviceleistungen im Ausmaß von mehr als zehn Betten) vermietet, gilt immer der Steuersatz von zehn Prozent bei Übernachtung und Verpflegung – egal ob es sich um Privatpersonen oder Unternehmen handelt.

Im Rahmen der Vermietung ist bei allen Einkunftsarten eine Ortstaxe von den Gästen einzuheben. Die Höhe ist von Gemeinde zu Gemeinde verschieden. In den meisten Fällen liegt die Ortstaxe bei 1,50 Euro pro Person und Nacht ab 15 Jahren. Außerdem besteht Meldepflicht. Das bedeutet, dass jeder Gast am Beginn seines Aufenthaltes einen Meldezettel ausfüllen muss. Der Vermieter muss diese Meldezettel bei der Gemeinde abgeben. Leere Meldezettel zum Ausfüllen gibt es bei der zuständigen Gemeinde.

Bei der Vermietung von Ferienwohnungen gibt es keine Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse! Aber: Bei der Vermietung von Zimmern, etwa Urlaub am Bauernhof oder Gewerbe, ist die Registrierkasse Pflicht! Bei Überschreiten gewisser Umsatzgrenzen schreibt der Gesetzgeber vor, dass Betriebe ihre Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung zwingend durch ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu erfassen haben:

• ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb
• wenn überdies die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen. Die Registrierkassenpflicht gilt, wenn beide Umsatzgrenzen überschritten werden. Für die Berechnung der 15.000 Euro-Grenze sind die vollpauschalierten Umsätze mit dem 1,5-fachen Einheitswert dazuzurechnen. Für die 7.500 Euro-Grenze sind nur die teilpauschalierten Barumsätze heranzuziehen.    

Ein Beleg nach der Bundesabgabenordnung ist allen in bar zahlenden Kunden zwingend zu erteilen. Eine Rechnung ist grundsätzlich nur zwischen Unternehmern zwingend. Nicht nur auf Verlangen des Kunden sollte jeder Gast eine Rechnung für seinen Aufenthalt (mehr als 400 Euro) mit folgenden Bestandteilen erhalten:

1. Kontaktdaten des Betriebes (Name und Adresse) 
2. Kontaktdaten des Gastes (Name und Adresse) 
3. Rechnungsdatum 
4. Fortlaufende Rechnungsnummer
5. Zeitraum der Leistung/Buchung (Aufenthalt von __ bis __)
6. Menge und Bezeichnung der Leistung
7. Entgelt und anzuwendender Steuersatz mit Steuerbetrag
8. UID-Nummer oder Hinweis auf die land- und ­forstwirtschaftliche Pauschalierung
(Hinweis: Durchschnittssteuersatz zehn sowie 13 Prozent gem. § 22 (1) UStG idgF)

Der Gast bekommt das Original der Rechnung. Die Durchschrift/Kopie bleibt beim Vermieter. Die Durchschrift/Kopie muss der Vermieter sieben Jahre aufbewahren.